Explorando el Canal de Denuncias Interno en Ibepartner

Desde el 16 de febrero de 2023, una nueva luz se ha encendido en el panorama laboral con la aprobación de la Ley 2/2023, que regula la protección de quienes informan sobre infracciones normativas y lucha contra la corrupción. Esta ley, que se alinea con la Directiva 2019/1937 de la Unión Europea, plantea una obligación crucial para empresas y entidades: la implementación de un canal de denuncias interno o canal de información. ¿Pero qué implica realmente este término?

¿Qué es un Canal de Denuncias Interno?

Un canal de denuncias interno, también llamado canal de información, es como un faro de alerta dentro de una empresa u organización. Su función principal es permitir a los empleados y colaboradores externos formular denuncias de manera anónima sobre comportamientos que consideren contrarios a la ética o posiblemente ilegales. Es, en esencia, un sistema de alerta diseñado para identificar prácticas que puedan representar un riesgo para la empresa y abordarlas eficazmente.

En este canal, los denunciantes transmiten la información a través de un sistema seguro, diseñado para prevenir filtraciones que puedan dañar la reputación de la empresa. La confidencialidad y el anonimato son pilares fundamentales, asegurando que el informante pueda comunicar sus preocupaciones de manera segura y sin temor a represalias.

Protegiendo a los Denunciantes: Una Prioridad Clave

La esencia misma de estos canales es resguardar a las personas que dan un paso al frente. Ya sea un empleado de la organización o alguien relacionado con ella, la herramienta debe permitir realizar la denuncia de manera completamente confidencial y, si así lo desea el informante, de forma anónima. Luis Rodríguez, director de Compliance, destaca que estos canales buscan agilizar la comunicación para combatir indicios de corrupción e irregularidades, especialmente aquellas que podrían implicar responsabilidad penal.

Situaciones que se Pueden Denunciar

El abanico de situaciones que se pueden denunciar a través de este canal es amplio, incluyendo:

1. Posibles conductas y comportamientos considerados ilegales en el desempeño del trabajo.
2. Presunta gestión lucrativa de recursos de la empresa.
3. Situaciones de discriminación o abuso sexual.
4. Prácticas de corrupción, robos, fraudes, entre otros.

La Normativa que lo Rige

La normativa que rige todo lo relacionado con el canal de denuncias es la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Aprobada el 16 de febrero de 2023, esta ley transpone la Directiva 2019/1937 de la Unión Europea. Su objetivo es proteger a las personas que, en un contexto laboral o profesional, detecten acciones que podrían constituir infracciones penales o administrativas graves y las comuniquen mediante los mecanismos establecidos en la misma.

Esta ley exige que haya un directivo responsable del sistema de gestión del canal y establece que la responsabilidad legal recae en el órgano de gobierno. Además, se correlaciona con otras leyes, como la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Requisitos Esenciales del Canal de Denuncias

Un canal de denuncias efectivo debe cumplir con cinco requisitos fundamentales:

1. Asegurar el anonimato del informante y garantizar la confidencialidad de sus datos.
2. Contar con una persona responsable de la gestión del mismo.
3. Enviar un acuse de recibo al informante en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
4. Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia.
5. Permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa para que cualquier contraparte interesada pueda utilizarlo.

Obligatoriedad en España: ¿Quiénes Deben Implementarlo?

Los actores que deben contar con un canal de denuncias son variados:

1. Personas físicas o jurídicas del sector privado con 50 o más trabajadores.
2. Empresas y organismos públicos con más de 250 empleados y entes locales que presten servicio a más de 10.000 ciudadanos.
3. Personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en diversos campos.
4. Empresas con un plan de Compliance, independientemente de su número de trabajadores.
5. Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones que reciban o gestionen fondos públicos.
6. Todas las entidades que integran el sector público.

Multas y Sanciones

La Ley 2/2023 establece sanciones según la gravedad de la infracción y distingue entre persona física o jurídica. Para las personas jurídicas, las sanciones fijadas varían desde leves hasta muy graves, dependiendo de la situación. Además de las sanciones económicas, la ley contempla medidas adicionales como amonestaciones públicas o prohibiciones de obtener subvenciones.

¿Cuánto Tiempo se Tarda en Implementar un Canal de Denuncias?

La implementación de un canal de denuncias no es solo cuestión de contratar la tecnología adecuada. Según Rodríguez, se estima que el proceso completo, desde la implementación tecnológica hasta la integración con el sistema de compliance o buen gobierno de la empresa, puede llevar entre 6 a 9 meses. Además, se deben llevar a cabo acciones paralelas, como informar y capacitar a los trabajadores y stakeholders sobre el uso del canal.

Fechas Clave para la Implementación

Es crucial tener en cuenta algunas fechas clave para organizar la implementación y evitar sanciones:

1. 13 de marzo de 2023: Entra en vigor la ley, obligando a empresas de 50 o más empleados y otros actores a contar con esta herramienta.
2. 13 de junio de 2023: Finaliza el periodo de adaptación para grandes empresas, y comienza la vigilancia del cumplimiento.
3. 1 de diciembre de 2023: Finaliza el periodo de adaptación para medianas empresas (de 50 o más a 249 trabajadores).

En conclusión, el canal de denuncias interno no solo se trata de cumplir con una obligación legal, sino de construir un entorno laboral ético, transparente y comprometido con la integridad. Tu participación es esencial para crear un espacio donde la honestidad y la responsabilidad sean los pilares de cada organización. ¡Tu voz es tu poder, úsala con confianza!